ניהול זמן / עודד מנס וקלאודיה גוטמן

כאשר חשבנו לכתוב מאמר בנושא ניהול זמן, המחשבה הראשונה שעלתה במוחנו היתה : "אין לנו זמן " !!!

חשוב אבל לא דחוף !

לאחר מכן הרהרנו, האם יש בזה תועלת ? כסף ? בטווח המיידי בוודאי שלא, לטווח הארוך אולי כן.

רשימת הלקוחות הממתינים לפגישה והמטלות הרבות שעלינו לבצע מסודרות על פי סדר עדיפויות, עזרו לנו לקבל החלטה מהירה כי אין אנו עומדים להשקיע את זמננו בטווח הקרוב בכתיבת המאמר.

מאחר ובכל זאת מדובר במטלה שלקחנו על עצמנו, והמטלה החשובה (אך הלא דחופה) עמדה מול עינינו בסינון המטלות השיטתי (יומי, שבועי, חודשי), קבענו פגישה לצורך כתיבת המאמר.

רובנו שוגים ובוחנים מטלות על-פי מידת הדחיפות בלבד.

משום מה המחשבה כי דחוף = חשוב מטעה את רובנו.
היכולת להבחין בין מידת הדחיפות ולשלבה במידת החשיבות, היא אחת המיומנויות החשובות של מנהל.

הידע להבחין ולעסוק בעיקר, במה שבאמת חשוב לי ולעסק שלי, קשורה לא מעט בידע לנהל את הזמן.

גם לאבחן בין מה שחשוב לי לבין מה שחשוב לעסק שלי, בעייתי וקשה מאוד.

עד כמה אנו חשים שהזמן והאחר מנהל אותנו ? עד כמה אני בעל השליטה וההחלטה על הזמן ועל שקורה לי ?

השורה התחתונה הנה, שניהול זמן אישי ועסקי הנם תחומים אותם ניתן ללמוד, להתאמן ולהשתפר ברמת המיומנות האישית והארגונית גם יחד.

על מה נספר לכם ?

ניהול זמן ניתן להעביר בסדנא דינמית של  כ- 40 שעות.

כיצד להעביר במאמר קצר את המסר ?

נכון לעצור לרגע, ולחשוב - במה אנחנו משקיעים את זמננו ?

נחשוב קצת לעומק - כיצד מתחלקת עוגת הזמן היומית/ שבועית/ חודשית?
נבדוק - במה אנו מטפלים ? באילו מטלות ? גדולות ? קטנות ? בינוניות
?

להעביר לכם מסר כי צריך וניתן להכניס מטלות גדולות, בינוניות וקטנות גם יחד אל תוך סדר יומנו ?

את המטלות הגדולות, הבינוניות והקטנות ניתן להמחיש בקצרה ולדמיין את המטלות שלנו בתור אבנים, שאנו מכניסים לתוך מיכל מזכוכית שקופה כדי שנראה את המתרחש.

תחילה נכניס למיכל אבנים גדולות (החשובות והדחופות גם יחד).

בין האבנים הגדולות נניח אבנים בינוניות (מטלות בינוניות), לאחר מכןניתן להחדיר ברווחים שנותרו אבנים קטנות / אבני חצץ (מטלות קטנות), ננער קצת, בין האבנים נשפוך חול (יש הרבה מקום לעבודה השוטפת והמתוכננת) ולאחר מכן ניתן להכניס גם נוזליםאם נרצה..(לבלתי מתוכנן או למטלות "שעל הדרך").

המיכל משול לפרק זמן – יום, שבוע, חודש או פרק זמן כל שהוא ומכיל את המטלות הגדולות, הבינוניות והקטנות שלנו.

יש המקישים ממשל זה, כי ככל  שהיומן שלנו (למי שיש יומן) גדוש ומלא התחייבויות תמיד ניתן להוסיף עוד משימות ומטלות

אין אנו מתכוונים שכך צריך לעבוד, נהפוך הוא, אנו פשוט מעלים שעובדתית ניתן לדחוס מטלות רבות ומגוונות לתוך פרק זמן נתון (כמובן אם יודעים כיצד להכניס את המטלות לסדר היום).

יש לזכור, ראשית יש להכניס למיכל את האבנים הגדולות (המטלות החשובות לנו אישית ועסקית).

לעולם לא נוכל להכניס אותן לאחר מכן, כי האבנים / המטלות הבינוניות והקטנות תופסות את מקומן של האבנים / המטלות הגדולות והחשובות באמת

כמה מאיתנו עוסקים כל היום במטלות קטנות ולא מגיעים למטלות הגדולות ?

כמה מאיתנו חושבים "נעיף מעל השולחן את המטלות הקטנות ואז נטפל במטלה החשובה באמת", מגיעים ליום המחרת, שלא נדבר לשבוע לאחר מכןבמקרה הטוב מבלי להגיע למטלה החשובה באמת ?

והיכן אנחנו בכל העניין הזה ?

צריך וניתן לטפל בכל המטלות, הגדולות, הבינוניות והקטנות.

כאשר אנו רוצים באמת לנהל את הזמן עלינו להתחיל מראשית הדרך- להציב מטרות ויעדים כדי שנוכל לבנות לעצמנו את המסלול הטוב ביותר וללכת בו כדי להגיע ליעד.

ניהול זמן מתחיל ברישום ואבחון מטרותינו העסקיות וכמובן גם האישיות -

הדברים שבאמת חשוב לנו להשיג.

כיצד נקבע סדר עדיפויות למטלות ? כיצד נטפל בהן ? מתי נטפל בהן ?

"החוק" אומר: נטפל בנושא / במטלה החשובה ביותר בשעה שאנו רעננים ובשיא כוחנו.

במטלות הקטנות, טלפונים "לא חשובים", אדמיניסטרציה, נטפל בשעות שאנו לא בשיאנו. אם נטעה במשהו, לא נענש בחומרה.

כדי להשלים את "החוק" הפשוט הזה, סדר החשיבות של הטיפול במטלה החשובה ביותר מתוך הרשימה הארוכה והבלתי נגמרת של המטלות שלנו, נקבע על-פי הנוסחה הבאה (בעסקים כמובן ):

מה יביא את הרווח הכספי הגבוה ביותר (הכנסות), או לחילופין מה יביא לחסכון הגבוה ביותר (הוצאות).

מטריצת ניהול זמן או ריבוע "הקסם" המורכב מרמת חשיבות ומידת הדחיפות, נלמדת ותילמד עוד שנים רבות, האם אנו פועלים לפיה ?

ישנם חוקים רבים נוספים לניהול זמן אפקטיבי.

לדוגמא – לא נאפשר שדברים שאינם קשורים למטלה יסיטו את מחשבותייך, ריכוזך וערנותך.

יש להיזהר מאוד מסטיות במהלך העבודה, ומדובר בכל מה שעלול להסיח את דעתך מעיסוקך באותו הרגעכולל "הפרעות" של מזכירה, אורחים לא קרואים, טלפון, מייל ועוד.

ניתן לטפל בסטיות אלו בקלות רבה, כל עוד בראש מעינינו עומדת המטרה אליה אנו רוצים להגיע – הדבר החשוב לנו ביותר !

ניהול זמן מתאפיין בעובדות חיים.

אין אנו יכולים להכניס ליום נתון אחד יותר ממספר השעות שבו.

ברוב המקרים מספר המטלות שאנו מנסים לבצע עולות בהרבה על היכולת שלנו להכניס ולבצע אותן בצורה טובה ויעילה. (מיכל הזכוכית זוכרים) ?

לחזור הביתה עם התחושה "לא הספקתי כלום" היא דוגמה אחת בלבד לחוסר תכנון וניהול זמן.

למרות שאנו יודעים בבירור, שכל משימה לוקחת זמן רב יותר מאשר אנו מתכננים, אין אנו משאירים חלונות זמן בין פגישה ופגישה ובכלל.

אנו יודעים כי אנו חייבים לבצע מספר טלפונים, אך אנו לא מתכננים מתי נעשה זאת.

אנו חייבים לקבוע פגישה עם עצמנו, לכבד את עצמנו ואת הזמן שלנו, בצורה פשוטה,  בסגירה של תא זמן ביומן שלנו, ידני ממוחשב וכל שתבחרו – אבל משום מה איננו עושים זאת.

פגישה עם עצמנו. כן. לחשוב, להירגע, לטלפן, פגישה עם עצמנו שתוכננה מראש !!!

אם נרצה לשלוט בזמן שלנו, נהיה חייבים לקחת התחייבויות ומטלות (יומיות ובכלל) מול הזמן הנתון שבידנו, ואך ורק במידה ואנו בטוחים שנוכל לעמוד בהן.

האם הפגישות הרבות שאנו קובעים חשובות כל כך ? חיוניות ? (זכרו את מטריצת הקסם – רמת החשיבות ומידת הדחיפות של המטלה)...

והכנת הפגישה ? הרי אף פעם אין לנו זמן להכין אותה כיאות, האם תיחמנו זמן להכנת הפגישה ?


כמה מאיתנו מגיעים (גם אם בביטחון רב)
לפגישה מבלי לתכנן אותה מראש ?

כמה מאיתנו מתכננים את הפגישה ברכבם בדרך לפגישה (במקרה הטוב) ?

מתי הקדשנו מחשבה למהות הפגישה ולתוצאות שברצוננו להשיג בתום הפגישה ? לא ברמה של  "איך ניכנס ומה נאמר בפגישה", אלא ברמה של "איך אנו רוצים לצאת מהפגישה"? "אילו תוצאות יספקו אותנו"?  "מה המחיר שאנו מוכנים לשלם? מה תהייה הטקטיקה שננקוט ? אולי נעשה סימולציה או שתיים עם השותף שלנו? אחד הקולגות? היועץ שלנו?

לוקח זמן  להכין את הפגישות שלנו ולכן חשוב לתכנן אותן מראש.

רוב הפגישות, כולל פגישות מו"מ היכולות לחסוך לנו ממון רב למשך שנים ארוכות (הסכמי שכירות, שכר, רכש ועוד) אינן מתוכננות.

אלתורים הם שם המשחק . בארץ במיוחד המינוחים השולטים הם : "יהיה בסדר", "נסתדר", "נאלתר",  "נבצע תוך כדי תנועה".

אחת הדוגמאות הרווחות בין המלמדים ניהול זמן (לא מידע אישי), הנה שבניית בניין משרדים בארה"ב אורכת  4-5 שנים תכנון ושנה אחת בנייה, בארץ שנה אחת (בקושי) תכנון ו- 4 שנות בנייה...

בניהול זמן, בניהול, במו"מאלמנט האלתור אמור לשאוף לאפס.

כחלק משלים, ננסה להעביר תורה שלמה במספר משפטים בודדים.

בראש ובראשונה,  הרבה לפני שננסה לעבור לניהול נכון, אנו חייבים להקדיש זמן לעצמנו ברמה האישית ולהבין כי  המפתח לניהול בכלל וניהול זמן בפרט מותנים ביכולתנו  (באופן אישי) לצאת מתוך אותם הרגלים ישנים בהם אנו שבויים.
בשתי מילים - פתיחות לשינוי
!

היכולת להתמיד הנה אבן הבוחן לשינוי הקשה והמתמשך.

היכולת להתמיד ולא לברוח להרגלים הישנים, יעניקו לנו את השינוי המבוקש.

ניהול זמן דורש גם כלים ניהוליים המתאימים לכל אחד ברמה האישית והעסקית גם יחד.

ניהול זמן דורש אימון מתמשך.

ניהול זמן דורש תכנון מוקדם וידע שבו נוכל להשתמש כשאנו מארגנים את המטלות לפי רמת חשיבות ומידת הדחיפות.

העובדה והאמרה "זמן שווה כסף" שחוקה עד דק.

הכללים לניהול זמן רבים ומגוונים, ואין מדובר במעשה קסמים.

יש להתאמן בניהול זמן, להבין, לקבל ולהפנים את הכללים החדשים, המעייפים לעיתים. הפיתוי לחזור להרגלים הישניםתמיד אורב בפתח, קורץ לנו, מחייך את חיוכו המפתה.

לשם הרחבת הידע בתחום זה, מומלץ לקבל ייעוץ אישי או להצטרף לסדנא למיומנויות ניהול שלגמרי במקרה מועברים ע"י כותבי שורות אלו

כל ריצת מרתון מתחילה בצעד  אחד קטן.

ההחלטה לעמוד על קו הזינוק, להתחיל לרוץ, באה ממקום אחר לחלוטין.

בהצלחה.